“สิ่งแน่นอนที่สุด คือ ความไม่แน่นอน” เป็นเรื่องที่ภาคธุรกิจในปัจจุบันต่างตระหนักถึง ดังจะเห็นได้จากปัญหาการแพร่ระบาดของ COVID-19 ที่เกิดขึ้นมาแบบไม่ทันตั้งตัวก็ได้สร้างผลกระทบอย่างคาดไม่ถึงให้กับภาคธุรกิจและเศรษฐกิจทั่วโลก และในอนาคตก็ไม่สามารถคาดเดาได้ว่า จะมีเหตุการณ์ใดเกิดขึ้นมาอีกบ้าง ดังนั้น สิ่งที่ได้เห็นองค์กรธุรกิจหลายแห่งปรับตัวและมองหาวิธีกรใหม่ๆ รวมถึงเครื่องมือที่เหมาะสมที่สุด เพื่อให้ธุรกิจเดินหน้าต่อได้อย่างราบรื่น และเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้ธุรกิจพร้อมรับมือกับผลกระทบที่เกิดขึ้นในปัจจุบัน ซึ่งองค์กรธุรกิจในยุคปัจจุบันจำเป็นต้องมองหาวิธีการใหม่ๆ เพื่อให้สอดรับกับกลุ่มคนทำงานรุ่นใหม่ที่มีพฤติกรรม ไลฟ์สไตล์ และความต้องการที่แตกต่างจากคนรุ่นก่อน
สำหรับองค์กรที่กำลังมองหาวิธีการทำงานและเครื่องมือดิจิทัลที่เหมาะสมที่สุดอยู่นั้น เราได้คัดสรร 3 วิธีที่เหมาะสมกับการทำงานในยุคใหม่ซึ่งเชื่อว่า เหมาะกับสถานการณ์ในปัจจุบัน ที่องค์กรธุรกิจยังต้องใช้นโยบายการทำงานทางไกล (Remote Working) หรือทำงานจากที่บ้าน (Work from Home) และอาจจะใช้เป็นระบบการทำงานหลักในอนาคตในยุคหลัง COVID อันประกอบด้วย 1.กฎของพาร์คินสัน (Parkinson’s Law) 2.คัมบัง บอร์ด (Kanban board) และ 3.การทำงานที่ยืดหยุ่น (Agile Method)
เริ่มที่ 1.กฎของพาร์คินสัน เกิดจากนักประวัติศาสตร์ชาวอังกฤษชื่อว่า Cyril Northcote Parkinson ที่ให้คำนิยามไว้ว่า “work expands so as to fill the time available for its completion” งานมักจะถูกขยายออกไปตามเวลาที่กำหนด การแปลตรงตัวอาจจะเข้าใจยากแต่หมายถึง เมื่องานถูกกำหนดให้เสร็จไว้ 2 สัปดาห์ งานนั้นก็จะเสร็จเพียง 1-2 วันก่อนถึงวันกำหนด ทั้งที่ในความเป็นจริงแล้วสามารถทำให้เสร็จได้เร็วกว่านั้นมาก ดังนั้น กฎของพาร์คินสัน คือ การทำงานอย่างมีประสิทธิภาพกับเวลาที่เหมาะสม
องค์กรที่ยังคงใช้นโยบายการทำงานทางไกล อาจประสบปัญหาเรื่องการควบคุมการทำงานของพนักงานเพื่อให้ทันตามกำหนด หากนำกฎของพาร์คินสันไปใช้จะช่วยให้การทำงานของพนักงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น โดยหัวใจสำคัญอยู่ที่ผู้บริหารหรือหัวหน้างานที่จะเป็นผู้กำหนดเวลาและจัดสรรทรัพยากรอย่างเหมาะสม ซึ่งก็มีอยู่หลายวิธีที่สามารถนำไปใช้ แต่ธุรกิจที่เพิ่งเริ่มใช้ อาจทดลองใช้กฎนี้กับการประชุม เช่น ตัดเวลาการประชุมลง 50% หรือลองลดกำหนดเวลาของชิ้นงานลงจากเดิม 10 วัน เหลือ 5 วัน หากทำสำเร็จก็ให้ลองลดลงเหลือ 2 – 3 วัน แต่หากไม่สำเร็จก็สามารถขยายกำหนดเวลาออกไปตามเดิมได้เช่นกัน
สำหรับเรื่องการบริหารจัดการเวลานั้น LARK จะเป็นตัวช่วยจัดสรรเวลาของการทำงานร่วมกันได้เป็นอย่างดี แม้อยู่ห่างไกลกัน โดย LARK Calendar มีฟังก์ชันที่สามารถสร้างปฏิทินสำหรับทีมงานหรือองค์กร โดยทุกคนจะรับทราบเวลานัดประชุมที่ตรงกัน หรือจะส่งคำเชิญ แจ้งเตือนเวลานัดหมายอัตโนมัติ และยังช่วยแจ้งเตือนกรณีมีการนัดหมายซ้ำซ้อน โดยผู้ใช้สามารถเข้าไปเปลี่ยนแปลง แก้ไขข้อมูลเวลาใหม่ได้ ซึ่งจะทำให้ทุกคนไม่พลาดทุกการรับทราบตารางเวลาหรือกำหนดเวลาการผลิตชิ้นงานที่ตรงกัน รวมทั้งไม่พลาดการติดตามการทำงานของทีม
2.คัมบัง บอร์ด เครื่องมือควบคุมขั้นตอนหรือกระบวนการทำงานที่มาจากคัมบัง (Kanban) ระบบควบคุมการผลิตที่ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อมุ่งลดความซ้ำซ้อนและความสูญเปล่าในกระบวนการ ซึ่งนิยมใช้กันในภาคการผลิตและไอที แต่ปัจจุบันได้ถูกนำมาพัฒนาใช้งานกับอุตสาหกรรมอื่นๆ มากขึ้น จุดเด่นของวิธีการนี้ คือ ช่วยให้เจ้าของธุรกิจรู้และเข้าใจปัญหาที่เกิดขึ้นในกระบวนการทำงานและสามารถเข้าไปแก้ไขปัญหานั้นได้ตรงจุด ซึ่งอาจเริ่มต้นด้วยการสร้างบอร์ด คัมบัง อย่างง่ายที่มีอยู่ 3 คอลัมน์ คือ งานที่ต้องทำ (Requested) งานที่กำลังทำ (Doing) และงานที่ทำเสร็จแล้ว (Done) เพื่อให้เห็นขั้นตอนการทำงานที่ชัดเจน
วิธีการนี้นอกจากจะช่วยให้เห็นข้อบกพร่องในกระบวนการทำงานชัดเจนขึ้นและเข้าไปแก้ไขได้ตรงจุดแล้ว ยังช่วยให้สามารถจัดลำดับความสำคัญของขั้นตอนการทำงานและช่วยให้พนักงานหรือทีมงานเข้าใจในงานที่กำลังทำมากขึ้น เมื่อทุกคนมีความเข้าใจตรงกันมากขึ้นก็จะช่วยลดเวลาการประชุมเพื่อติดตามความคืบหน้าของงานลงได้ ดังนั้นในการประชุมแต่ละครั้งจะสามารถใช้เวลาไปกับการหารือในเรื่องอื่นที่สำคัญมากว่า มีความสร้างสรรค์และสร้างผลประโยชน์ให้กับธุรกิจเพิ่มขึ้นได้
โดยปัจจุบันพบว่า มีการพัฒนาแแพลตฟอร์มต่างๆ เพื่อช่วยให้การจัดการด้วยวิธีคัมบัง มีความสะดวกและรวดเร็วขึ้น ซึ่งก็มีหลายแพลตฟอร์มที่ต่างได้รับความนิยม รวมถึงบริการของ LARK ที่สามารถนำไปปรับใช้ได้ทั้งในระดับองค์กร แผนก หรือแต่ละบุคคล ซึ่ง LARK เป็นเครื่องมือดิจิทัลที่ช่วยให้ธุรกิจสามารถมองเห็นกระบวนการทำงานได้ชัดเจนยิ่งขึ้น และยังช่วยให้สามารถดึงข้อมูลเชิงลึกออกมาวิเคราะห์ ไม่ว่าจะเป็นเวลาในการทำงาน การติดตามงาน และอื่นๆ เพื่อสร้างกระบวนการทำงานที่ทำให้เกิด Productivity ที่ดีขึ้น
3. การทำงานที่ยืดหยุ่น แนวคิดการทำงานยุคใหม่ที่มุ่งเน้นความคล่องแคล่วว่องไว (Agile) เพื่อให้สามารถปรับเปลี่ยนและตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างรวดเร็วภายใต้สภาวะความไม่แน่นอน ซึ่งเกิดจากผลกระทบจากการพัฒนาทางเทคโนโลยี (Digital Disruption) และจากการแพร่ระบาดของ COVID-19 อีกทั้งยังเหมาะสำหรับการทำงานในยุคหลัง COVID ด้วย ซึ่งแกนหลักของ Agile คือให้ความสำคัญกับการทำงานร่วมกันและการสื่อสารกันระหว่างผู้ทำงานมากกว่าขั้นตอน วิธีการ หรือเครื่องมือ
ยกตัวอย่างเพื่อให้เห็นภาพชัดเจนมากยิ่งขึ้นกับฝ่ายการตลาด โดยการทำงานแบบ Agile ฝ่ายการตลาดจะให้ความสำคัญกับความต้องการของลูกค้าที่มีต่อผลิตภัณฑ์มากกว่าการเลือกใช้เครื่องมือ เพื่อตัดสินใจว่า จะออกแคมเปญการตลาดใดออกมา และมุ่งหาสาเหตุว่า ทำไมแคมเปญอื่นถึงใช้ไม่ได้ผล อีกทั้งเมื่อเกิดเหตุการณ์เปลี่ยนแปลงใด ๆ ขึ้นในตลาด อย่างเช่นเหตุการณ์โควิด ฝ่ายการตลาดจะต้องสามารถตอบสนองต่อความเปลี่ยนแปลงนั้นได้แทนที่จะคงทำตามแผนเดิม
โดยวิธีการทำงานที่ยืดหยุ่นหลายองค์กรเริ่มนำมาปรับใช้กันอย่างจริงจังมากขึ้น และ LARK สามารถเข้าไปช่วยให้การทำงานคล่องตัวและมีประสิทธิภาพมากขึ้นได้ ด้วยชุดโปรแกรมดิจิทัลที่รองรับการทำงานร่วมกันแบบไร้รอยต่อ เช่น การจัดประชุมผ่านวิดีโอคอนเฟอร์เรนซ์ ที่สามารถทำได้ง่ายดาย เริ่มจากการจัดตารางการประชุมผ่าน Calendar หรือจะเรียกประชุมทาง Messenger อีกทั้งยังสามารถแชร์เนื้อหาการประชุมผ่าน Magic Share เพื่อทุกคนสามารถเปิดใช้งานร่วมกัน หรือแก้ไขได้ทันที ซึ่งใช้ได้กับทั้งหน้าจอคอมพิวเตอร์หรือหน้าจอโทรศัพท์มือถือ และด้วยวิธีการนี้จะช่วยให้การสื่อสารของทีมงานใกล้ชิดกันมากขึ้น ไม่ว่าทีมงานแต่ละคนจะอยู่ที่ไหนก็ตาม
LARK เครื่องมือดิจิทัลสำหรับการทำงานแนวใหม่
ทั้ง 3 วิธีการทำงานแนวใหม่นี้ องค์กรธุรกิจสามารถนำไปปรับใช้ได้ทันที จะเลือกใช้อย่างใดอย่างหนึ่งหรือนำไปใช้ร่วมกันก็สามารถทำได้ อาจเริ่มที่กฎของพาร์คินสันก่อน แนะนำว่า ควรแยกแยะปัญหาความล่าช้าออกมาจัดการก่อน หากสามารถเห็นปัญหาได้ชัดเจนก็จะทำให้การแก้ปัญหาทำได้ง่ายขึ้น ดังนั้น วิธีการที่จะหาได้ว่า ปัญหาอยู่ส่วนใด ให้นำ คัมบัง เข้ามาค้นหาความล่าช้าในกระบวนการทำงาน เมื่อพบแล้วก็นำกฎของพาร์คินสันเข้ามาใช้ทันที และยังสามารถพึ่งพาวิธีการแบบ Agile เข้ามาทำงานร่วมกันได้ด้วย
และไม่ว่าจะเลือกใช้วิธีการใด LARK ชุดโปรแกรมที่รองรับการทำงานร่วมกันผ่านระบบดิจิทัล จะเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการจัดการกับความเปลี่ยนแปลงหรือปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานขององค์กรธุรกิจได้อย่างเป็นระบบ อีกทั้งยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้กับทีมงานแม้ต้องทำงานทางไกลก็ตาม
ยกตัวอย่างสำหรับผู้ที่เริ่มต้นวิธี Agile ซึ่งเน้นการสื่อสารและข้อมูลที่ถูกต้องแม่นยำ LARK Messenger จะช่วยให้การทำงานคล่องตัวและง่ายขึ้น ด้วยฟีเจอร์การแชท และยังเก็บประวัติการแชทไว้เพื่อผู้ที่เข้ามาใหม่สามารถติดตามข้อมูลย้อนหลังเพื่อทำความเข้าใจได้ด้วย ขณะที่การมี LARK Suite ก็เหมือนกับการมี คัมบัง บอร์ดในรูปแบบดิจิทัลที่ทันสมัย ช่วยให้การประชุมทางไกลเป็นไปอย่างรวดเร็วมีประสิทธิภาพ โดยแสดงข้อมูลภาพป้องกันการสับสน LARK Suite ยังมีฟีเจอร์อื่นๆ ช่วยให้การทำงานร่วมกันได้อย่างไร้รอยต่อ เช่น Calendar จะช่วยให้ทุกคนในทีมงานเกิดความเข้าใจตรงกันเมื่อนำกฎของพาร์คินสันมาใช้ และยังสามารถเข้าไปเปลี่ยนแปลง แก้ไขข้อมูลเวลาใหม่ได้ เพื่อให้ทุกคนสามารถติดตามข่าวสารได้ไม่ว่าพวกเขาจะทำงานจากที่ไหน และยังใช้ได้กับอุปกรณ์ทั้งคอมพิวเตอร์พกพาและโทรศัพท์มือถือ
ดังนั้นด้วยสิ่งต่างๆ ที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว และอาจเกิดสิ่งที่คาดเดาไม่ได้อีกมายมาย ช่วงเวลานี้ จึงนับเป็นจังหวะที่ดีสำหรับภาคธุรกิจที่จะต้องปรับตัว เริ่มต้นที่การยอมรับ ปรับเปลี่ยนมุมมองใหม่ มองหาวิธีการทำงานรูปแบบใหม่ที่เข้ามาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน รวมถึงการมีเครื่องมือดิจิทัลที่เหมาะสม ทั้งนี้ ก็เพื่อสร้างความเข้มแข็ง เพิ่มศักยภาพให้กับองค์กร เป็นองค์กรยุคใหม่ที่พร้อมเผชิญหน้ากับทุกสถานการณ์ที่จะเข้ามากระทบในอนาคต
สามารถดาวน์โหลด LARK ได้ทั้ง MacOs , Windows , App Store และ Google Play ได้ที่ https://www.larksuite.com/download